Splits op
Zorg dat je op je email adres van het werk geen (of zo weinig) mogelijk privé mails ontvangt. Maak naast je professioneel email account ook een privé email account aan. Geef je werk email adres enkel aan professionele contacten, en je privé email adres enkel aan mensen waar je een informele band mee hebt.
Archiveer je berichten
Idealiter heb je in je postvak in slechts twee soorten berichten:
- Enkele berichten die je nog niet gelezen hebt
- Enkele berichten die je wel al gelezen hebt maar die nog om opvolging vragen -> markeer deze ook met een opvolgingsvlag. Tip: wanneer de actie bij deze mail slechts twee minuten tijd vraagt, doe het dan onmiddellijk (al is het de mail doorsturen naar iemand anders)
De andere mails kan je archiveren in email mappen, idealiter volgens dezelfde methode als je bestaande fysieke archief (op klantennaam, op klantnummer, …?)
Schrijf uit
Schrijf je uit van oninteressante nieuwsbrieven. Wettelijk gezien moet er bij iedere nieuwsbrief de mogelijkheid voorzien worden om uit te schrijven; is dat echter niet het geval, kan je de afzender markeren als ‘spam’. Wil je de nieuwsbrief toch ontvangen maar op een later tijdstip lezen, maak dan een regel die deze nieuwsbrieven automatisch in een aparte map plaats die je later kan raadplegen.
Voer regels in
Je kan regels invoeren waarbij bepaalde emailberichten worden doorgestuurd naar anderen, zoals wanneer je afwezig bent, of wanneer iemand anders een klantendossier tijdelijk overneemt. Beter is nog de klant te verwittigen van de ‘transfer’ en hem te vragen om voortaan naar de andere persoon te mailen. Andere mailberichten kunnen automatisch worden verplaatst / gearchiveerd in een specifieke email map (zie ook tip 3) Schrijf uit). Je kan ook alle mails automatisch beantwoorden met vb. ‘We hebben uw mail goed ontvangen. Wij doen er alles aan om u binnen de 24u een antwoord te bezorgen.” Uiteraard moet je dit dan ook effectief kunnen waarmaken…